Como otimizar o uso de plataformas de videoconferência e comunicação online?

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As medidas de isolamento ocasionadas pela pandemia do novo Coronavírus transformaram a rotina de colaboradores e gestores no ambiente profissional. Algumas delas são a adoção do trabalho remoto e a comunicação virtual, principalmente por meio de plataformas de videoconferência.

Mais do que nunca, as videoconferências são essenciais para manter a produtividade e o funcionamento das empresas dos mais variados portes e setores. Entretanto, nem todas as organizações e colaboradores estão preparados para tirar o máximo de proveito desta tecnologia.

Por isso, preparamos este artigo com o que existe de mais relevante sobre o tema. Confira!

Videoconferência: comunicação online essencial para um Home Office eficiente

A videoconferência é uma tecnologia de comunicação que permite o contato entre pessoas que se encontram em lugares distintos por meio de uma chamada de áudio e vídeo.

Atualmente, com o aumento da adesão do home office, os gestores das empresas passaram a realizar as reuniões com suas equipes para definir tarefas diárias, analisar dados e tomar decisões, por exemplo, através da videoconferência.  E essa tendência só tende a crescer, principalmente por conta das suas vantagens:

Contato face-a-face à quilômetros de distância: Basta um computador ou smartphone com acesso a uma internet estável que é possível realizar uma chamada de vídeo entre pessoas que estão em qualquer parte do mundo. 

Permite ter metas e resultados alinhados: Videoconferências agilizam os processos na hora de alinhar e compartilhar os objetivos, metas e resultados entre colaboradores e gestores das organizações.  Além disso, arquivos como documentos e planilhas podem ser disponibilizados durante a chamada de vídeo, permitindo que todos os participantes tenham acesso às informações apresentadas na mesma reunião virtual.

Garante maior produtividade: Com a videoconferência não é preciso fazer com que o colaborador se desloque grandes distâncias. A solução também apresenta a facilidade de ser realizada de qualquer lugar, faz com que a empresa ganhe tempo tanto no contato entre os funcionários quanto na velocidade das tomadas de decisão.

As chamadas de vídeo tornam o trabalho mais focado e permitem um número maior de tarefas entregues, além de melhorar a qualidade do serviço prestado.

Reduz custos: Como os colaboradores não precisam estar diariamente na empresa, consequentemente, com o auxílio da videoconferência, os custos com transportes, viagens, alimentação são consideravelmente reduzidos e, muitas vezes, até extintos.

Outro fator que contribui com a redução de custos é a dispensa de uma estrutura física para realizar uma reunião, por exemplo. Assim, a empresa economiza com aluguel da sala, água, luz e conexão da internet, entre outras despesas.

Como ter uma boa experiência com videoconferência na sua empresa

Nos últimos anos, o avanço da tecnologia tem contribuído para a produtividade das empresas. Nesse sentido, uma das ferramentas mais eficientes para a comunicação empresarial são as plataformas de videoconferências, como vimos anteriormente.

Mas fazer uma chamada de vídeo é muito mais do que o uso de equipamentos e a presença de pessoas. Nesse sentido, o departamento de TI é responsável tanto por orientar o restante da organização, como tomar medidas assertivas para uma boa comunicação da equipe.

A seguir, veja o que pode ser feito e orientado para garantir uma videoconferência de qualidade.

Planejamento

Para começar uma videoconferência não basta apenas ligar o computador e começar o diálogo.  Antes disso, é necessária toda uma organização e preparação do ambiente e dos equipamentos que serão utilizados por parte dos participantes.

Detalhes como mesa e cadeira confortáveis, papel e caneta ou outro material que poderá ser necessário durante a reunião devem ser levados em consideração. Não é adequado interromper a conversa ou perder parte dela para sair em busca desses materiais, por exemplo.

O espaço também precisa contar com uma boa iluminação, que permita que os outros colegas de trabalho enxerguem claramente o colaborador.

É importante ter um roteiro dos assuntos que serão tratados durante a reunião, que deve iniciar com uma breve introdução e, em seguida, focar no assunto principal.  O ideal é manter o foco e evitar distrações e assuntos que não fazem parte da pauta.

Escolha uma plataforma dedicada

Para que a videoconferência seja aproveitada ao máximo, o primeiro passo é investir em uma plataforma dedicada, que traga segurança e possua recursos que atendam à necessidade da empresa e que seja compatível com dispositivos móveis.

Mesmo que, em um primeiro momento, o investimento pareça alto, ele é irrelevante se comparado aos benefícios e diferenciais que sua empresa terá ao implementar esse tipo de ferramenta, pois, como dito anteriormente, os ganhos de produtividade e otimização de tempo são bastante consideráveis.

Utilize uma rede com qualidade

Outro fator que garante o sucesso de uma videoconferência com alta qualidade de imagem e de som é a capacidade da banda da internet, que precisa ser de alta velocidade.

É importante ressaltar que todos os lados precisam ter acesso a uma conexão de internet de qualidade, pois somente assim será possível que todos se vejam e se ouçam de maneira satisfatória.

Lembre-se da importância dos microfones

A qualidade do áudio é um dos fatores determinantes para uma boa videoconferência, muitas vezes, até mais do que a própria imagem. Por isso, é essencial que os microfones estejam funcionando corretamente e que sejam de boa qualidade.

Assim, antes de começar a reunião, é necessário que os participantes verifiquem o microfone. Eles também devem realizar testes para verificar se a voz está sendo enviada e recebida corretamente. 

Cuidado com os ruídos

É importante que o local onde será realizada a transmissão seja silencioso.  Não pode ter barulhos de crianças, animais e buzinas de automóveis, por exemplo. Ruídos externos podem interferir negativamente no andamento da videoconferência.

Lembre-se: sem um bom áudio, não há uma boa reunião. Em uma videoconferência, se a qualidade da imagem estiver falhando, é possível momentaneamente desligar a sua câmera e utilizar apenas o áudio na conferência ocupando assim menos banda ou ainda fazer a chamada somente com voz e prosseguir com a reunião desta maneira.

Por fim, os participantes precisam se certificar que o som do notebook ou smartphone esteja funcionando. Ou seja, devem fazer um teste antes de iniciar a chamada.

Tenha cuidado com a segurança

Uma das questões muito levantadas no momento é em relação a segurança do uso destas plataformas. algumas medidas podem ser tomadas a fim de garantir a segurança do usuário.

Uma das medidas é criar autorizações aos participantes das reuniões. neste caso, o mediador da reunião pode conceder autorização para a participação na sala.

Deixar as opções de compartilhamento desativadas também é importante, assim como conceder o compartilhamento de tela, áudio, gravação da chamada apenas para membros conhecidos.

O usuário que abriu a reunião pode conceder autorizações como gravação da chamadas e o compartilhamento da tela por exemplo, mas é recomendado deixá-las desativadas e só ativá-las no momento necessário.

Evitar o compartilhamento de mídias e arquivos evitam vírus ou malware nos computadores dos membros da reunião. Uma dica é sempre escanear o arquivo antes de compartilhar com o time e informar a equipe sobre esta rotina de segurança.

Uma dica importante é evitar o compartilhamento de links das reuniões em mídias sociais e priorizar o envio destes convites por e-mail, diminuindo a oportunidade de terceiros acessarem sua sala virtual.

Baixe estas ferramentas de aplicativos seguros. Faça o download em lojas virtuais conhecidas e leia as permissões que está concedendo acesso que devem estar relacionados apenas ao uso de microfone e câmera.

Evite também exibir detalhes pessoais de sua residência. Algumas plataformas como Microsoft Teams e Zoom, permitem borrar o ambiente de fundo ou até de oferece opções de plano de fundo divertidas para sua reunião.

A videoconferência derruba as barreiras geográficas e permite que colaboradores e empresas se comuniquem de qualquer lugar do mundo. Para um trabalho remoto, basta um dispositivo, conexão estável de internet e um ambiente que permita uma acomodação adequada para criar as transmissões e participar de reuniões online.

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